会員管理システムの解説


生徒・保護者・教職員の検索、印刷表示そしてデータダウンロードについて

生徒管理、保護者管理、教職員管理のそれぞれのタブに検索機能が付いています。これを操作するには検索する条件を選んだり検索文字を入力してから検索ボタンを押して行います。検索結果が画面の右側に表示されますが、それ以外に検索結果を印刷表示形式に行ったり、データをダウンロードしたりすることもできます。検索ボタンの近くに印刷表示ボタン、ダウンロード・ボタンがそれぞれあります。それぞれのボタンの解説をします。

  1. 「検索」ボタン
    検索条件に基づいて右側に検索結果が出ます。必要に応じて検索結果のそれぞれの行をクリックで選択すると、編集画面に行きます。
  2. 「印刷表示」ボタン
    検索機能と同じ様な機能ですが、検索結果はブラウザーの別タブに表示されます。印刷表示の画面をそのまま印刷すると見やすく単純な罫線のあるテーブルが印刷できるようになっています。またカラム数の多いもの、小さいものなどが選択できると共に、下のダウンロードと同じように表示する項目を事務局管理で設定し、それに従ってカラムを表示するなどができます。条件なしで検索したり、結果数が沢山多くなる可能性がある検索を行ったりすると、表示するのに時間がかかることがあります。別のタブで表示が始まる前に何件が表示されるかが示されますので、それを確認してから表示をおこなうことができます。この機能は現在のところ生徒管理タブと保護者管理タブでのみ使えます。
  3. 保護者管理タブでの「各クラス」、「配布クラスのみ」の意味
    保護者管理タブで「複数子供が在籍の場合」の項目で「各クラス」を選んだ場合、検索結果の表示がクラス毎に表示され各クラスに在籍する生徒の親が表示されます。よってある保護者の子供が複数のクラスに存在していた場合、その数だけこの保護者は検索結果として表示されます。または「配布クラスのみ」を選択し他場合、配布クラスに当たっている親しか表示されませんので検索結果に同じ親の名前が二度表示されることはありません。
  4. 「ダウンロード」ボタン
    ダウンロードは事務局管理タブのダウンロード項目設定の機能で決められたカラムをCSVファイル形式でダウンロードさせる機能です。それによってExcelで表示したりデータの加工が出来る様になります。ダウンロードはアドミン/事務局、教員、保護者会役員、クラス委員がそれぞれ異なる権限で行う事ができます。

印刷表示やダウンロードの際には事務局管理タブで検索結果で表示するカラムの設定を事前に行っておく必要があります。それを行うには事務局タブのダウンロード項目設定のセクションでまず生徒情報のダウンロードか保護者情報のダウンロードかを指定します。さらにダウンロードを行うユーザーのタイプをプルダウンメニューから選びます。どのユーザータイプでログインしたかによってアクセスできる情報を制限しようというものです。その後「設定画面へ」ボタンを押すと画面右側に表示される変更値の内容を編集することにより項目を設定できます。
どのようなフォーマットでダウンロードするかの設定はアドミニストレーターのユーザーID権限でログインなければなりません。変更値のさらに右にコマンド一覧としてコマンド例の一覧が表示されています。コマンドがそれぞれ検索結果で出るカラムを示しています。各コマンドは一行で示し、最後が必ず「;」(セミコロン)で終わらなければなりません。セミコロン後のその行はコメント部分として無視されますので何を書いてもかまいません。行の最初の文字が「/」(スラッシュ)だった場合はその行全体が無視され、コメント行として扱われます。このルールに則って変更値の入力フィールドに値を入れます。必要のないコマンドの頭の部分にスラッシュを入れておけば後で付け足す場合など便利です。コマンドの内容を忘れた場合はその右側のコマンド一覧を参照してください。同じコマンドを複数回(複数行)入れても構いません。その場合は同じ内容の値が複数のカラムに現れます。

生徒情報のコマンド
生徒情報はクラス単位でデータが作られます。入力すべき検索条件には多少制限があります。在校ステータスは「在校」または「入学前」にし、名前はブランクにし、日付は全てゼロのままでにしてダウンロードを行わなければなりません。そうでなければエラーメッセージが出ます。
コマンドは3種類に分かれます。

Header Data
各クラスのリストを出す前に担任の教員などのデータの表示を指定します。各コマンドは各クラスのリストの一番上の一行に表示されます。

header_blank; ブランクセルを挿入
header_class; 学部学年組名;
header_teacher; 担任名
header_teacher_tel; 担任電話番号
header_teacher_cell; 転任携帯電話番号

Student Data
ヘディングを横軸に表示したあとデータがその下に続きます。各コマンドは各カラムの表示の項目を示します。住所と兄弟姉妹情報は一つのセルの中に複数行で表します。

sequence; 連番
blank; ブランクセル
task; 役員
primary_student; 配付
parent_user_name; 保護者ユーザー名
class_sequence; クラス出席 簿番号
student_id; 生徒番号
alt_id; 旧ID
class; 学部年組
campus_name; 学部
year_name; 学年
class_name; クラス名
elective; 選択科目
student_roma_name; 生徒ローマ字名
student_kana_name; 生徒カナ名
student_kanji_name; 生徒漢字名
gender; 性別
address; 生徒住所
address_street; 生徒street
address_city; 生徒city
address_state; 生徒state
address_zip; 生徒zip
tel; 生徒電話番号
date_of_birth; 生年月日
us_since; 渡米年月日
start_date; 入学日
end_date; 卒業・転出日
school_in_japan; 日本国内最終学校名
school_in_other_country; 日本国外最終学校名
student_remark; 生徒備考
student_office_memo; 事務局メモ
visa; ビザ
citizenship; 国籍
local_school_name; 現地校名
local_school_grade; 現地校年
local_school_principal; 現地校校長名
local_school_address; 現地校住所
school_district; 学校区名
sibling_classes; 兄弟姉妹のクラス
sibling_campus_names; 兄弟学部名
sibling_year_names; 兄弟学年
sibling_class_names; 兄弟クラス名
sibling_kanji_names; 兄弟姉妹名
sibling_roma_names; 兄弟姉妹ローマ字名
sibling_kana_names; 兄弟姉妹カナ名
family_id; 家族番号
parent1_roma_name; 保護者1ローマ字名
parent1_roma_first_name; 保護者1FIRST NAME
parent1_kanji_name; 保護者1漢字名
parent1_kanji_first_name; 保護者1漢字 FIRST NAME
parent1_kana_name; 保護者1カナ名
parent1_kana_first_name; 保護者1カナ FIRST NAME
parent1_address; 保護者1住所
parent1_phone; 保護者1電話
parent1_fax; 保護者1FAX
arent1_cell1; 保護者1cell1
parent1_cell2; 保護者1cell2
parent1_email; 保護者1email
parent1_work_name; 保護者1勤務先
parent1_work_address; 保護者1勤務先住所
parent1_work_phone; 保護者1勤務先電話
parent2_roma_name; 保護者2ローマ字名
parent2_roma_first_name; 保護者2FIRST NAME
parent2_kanji_name; 保護者2漢字名
parent2_kanji_first_name; 保護者2漢字FIRST NAME
parent2_kana_name; 保護者2カナ名
parent2_kana_first_name; 保護者2カナFIRST NAME
parent2_address; 保護者2住所
parent2_phone; 保護者2電話
parent2_fax; 保護者2FAX
parent2_cell1; 保護者2cell1
parent2_cell2; 保護者2cell2
parent2_email; 保護者2email
parent2_work_name; 保護者2勤務先
parent2_work_address; 保護者2勤務先住所
parent2_work_phone; 保護者2勤務先電話
corp_member; 会員区分
corp_name; 法人会員名
parent_remark; 家族備考
job_experience1; 保護者1の教員等経験
job_experience2; 保護者2の教員等経験
emergency1; 緊急連絡先1
emergency2; 緊急連絡先2
emergency3; 緊急連絡先3

Footer Data
各クラスのリストの下に表示されます。

footer_total; 男、女、計、家庭数それぞれの値が一行で表す
footer_blank_line; ブランクライン挿入

保護者情報のコマンド

保護者情報はクラス単位で表示する場合と、一つのリストとして表示される場合の二通りがあります。検索条件を入力した後、「ダウンロードボタン」を押すと確認画面のあとリンクを押してダウンロードを処理を行います。検索条件の指定の制限としては、保護者の名前はブランクにし、会社名はブランクにし、各日付はゼロでなければなりません。「各クラス」となっていた場合はクラス順にのみでダウンロードします。保護者名一覧で並べたい場合は「配布クラスのみ」を指定してください。保護者1の名前がアルファベット順に並びます。コマンドは3種類に分かれています。

Header Data
各クラスのリストを出す前に担任の教員などのデータの表示を指定します。各コマンドは各クラスのリストの一番上の一行に表示されます。

header_blank; ブランクセルを挿入
header_class; 学部学年組名
header_teacher; 担任名
header_teacher_tel; 担任電話番号
header_teacher_cell; 転任携帯電話番号

Family Data

one_header; ヘッダー一行のみ
no_header; ヘッダーなし
sequence; 連番
blank; ブランクセル
task; 役員
parent_user_name; 保護者ユーザー名
family_id; 家族番号
alt_id; 旧ID
class; 学部学年組名
no_of_student 在籍児童数
parent1_roma_name; 保護者1ローマ字名
parent1_roma_first_name; 保護者1FIRST NAME
parent1_kanji_name; 保護者1漢字名
parent1_kanji_first_name; 保護者1漢字FIRST NAME
parent1_kana_name; 保護者1カナ名
parent1_kana_first_name; 保護者1カナFIRST NAME
parent1_address; 保護者1住所
parent1_address_street; 保護者1street
parent1_address_city; 保護者1city
parent1_address_state; 保護者1state
parent1_address_zip; 保護者1zip
parent1_phone; 保護者1電話
parent1_fax; 保護者1FAX
arent1_cell1; 保護者1cell1
parent1_cell2; 保護者1cell2
parent1_email; 保護者1email
parent1_cell_email; 保護者1緊急携帯email
parent1_work_name; 保護者1勤務先
parent1_work_address; 保護者1勤務先住所
parent1_work_phone; 保護者1勤務先電話
parent2_roma_name; 保護者2ローマ字名
parent2_roma_first_name; 保護者2FIRST NAME
parent2_kanji_name; 保護者2漢字名
parent2_kanji_first_name; 保護者2漢字FIRST NAME
parent2_kana_name; 保護者2カナ名
parent2_kana_first_name; 保護者2カナFIRST NAME
parent2_address; 保護者2住所
parent2_address_street; 保護者2street
parent2_address_city; 保護者2city
parent2_address_state; 保護者2state
parent2_address_zip; 保護者2zip
parent2_phone; 保護者2電話
parent2_fax; 保護者2FAX
parent2_cell1; 保護者2cell1
parent2_cell2; 保護者2cell2
parent2_email; 保護者2email
parent1_cell_email; 保護者2緊急携帯email
parent2_work_name; 保護者2勤務先
parent2_work_address; 保護者2勤務先住所
parent2_work_phone; 保護者2勤務先電話
start_date; 入会日
end_date; 退会日
corp_member; 会員区分
corp_name; 法人会員名
corp_address_street; 法人street
corp_address_city; 法人city
corp_address_state; 法人state
corp_address_zip; 法人zip
parent_remark; 家族備考
parent_office_memo; 事務局メモ
job_experience1; 保護者1の教員等経験
job_experience2; 保護者2の教員等経験
emergency1; 緊急連絡先1
emergency2; 緊急連絡先2
emergency3; 緊急連絡先3
volunteer; ボランティア経験
exemption; 役員等免除項目
student_roma_name; 生徒ローマ字名
student_kana_name; 生徒カナ名
student_kanji_name; 生徒漢字名
gender; 性別
sibling_class_names; 兄弟クラス名
sibling_classes; 兄弟姉妹のクラス
sibling_kanji_names; 兄弟姉妹名
sibling_roma_names; 兄弟姉妹ローマ字名
sibling_kana_names; 兄弟姉妹カナ名

Footer Data

footer_blank_line; ブランクライン挿入

ダウンロードするデータはCSVファイルというフォーマットを使います。CSVファイルはnotepadなどのテキストエディターで開くとテキストファイルであることが判ります。フィールド(セル)の区切りはカンマで区切られています。フィールドデータがダブルクォーテーションで区切られている場合もあります。基本的には非常に簡単な形式で作られているので、フォントの大きさや色、そして太文字や下線といった属性は与えることができません。