会員管理システムの解説

「お知らせ」の作成及び送付に関して

「お知らせ」作成機能は生徒や保護者の編入・転出のレポートの作成の事を指します。しかしこれは編入・転出だけではなく生徒や保護者の情報が変わったらその変化をレポートとして作成し、指定によってその情報をメールで関係者に送ることがきます。送信宛は次の通りです。

送る内容はそれぞれ受信者のアクセス権限内容に沿って「お知らせ」が作られます。例えばクラス委員は自分のクラスに対する転出・入の情報だけが送られます。
「お知らせ」の作成は定期的に行い、前回の情報との比較を行いその差分を纏めるというものです。例えば毎週作成を行なうとすると現在の生徒と保護者の情報と一週間前のそれとの比較を行い細かい変化をレポートとしてまとめます。操作方法は次の通りです。
まず、事務局またはアドミニストレーターのＩＤでログインします。そして事務局管理のタブで「お知らせ」作成ボタンを押します。すると、画面にStep 1とStep 2が表示されます。Step 1はお知らせの作成で、Step 2はそれの表示及び上記の4種類のユーザータイプのユーザーに送付を行います。Step 2は何度も行なえますが、（何度も送信されてしまいますが）Step 1は2回行なうと作成した「お知らせ」は上書きされ消えてしまいます。
Step 1の表示のところに前回行なった作成の日付が表示されています。これを実行するとこの日付と現在の状態を比較します。Step 1が終わったらこの画面に戻り、次はStep 2を実行します。その時に画面に表示するのか、各ユーザータイプに送信するのか（又は両方か）をチェックボックス（四角い箱）で選びます。画面に表示する場合はどのユーザータイプ用の内容の情報を表示するかを指定し、組（教員又はクラス委員の場合）やキャンパス（保護者会役員又は図書委員の場合）も指定します。全レポートは事務局用として画面に表示されます。その下のチェックボックスで送信相手を指定します。各ユーザーはそれぞれメールで内容を受信します。
送られるメールの中にはお知らせは入っておらず、本文にあるリンクからお知らせの内容を見るというかたちになっています。送信が終わったら次週またStep 1を繰り返します。
お知らせを送付する場合どの項目が変更になったらお知らせ通知に載るのかの定義を下のリンクで確認できます。
http://soranotabi.com/forum/images/oshiraseV2.pdf「お知らせ」通知の定義