現象
定期的作業としてWeb側の図書管理タブ画面で図書データ送受信ボタンから会員情報をダウンロードしていると思います。ダウンロードされるファイルはxxxupdate_lib.csvという名のもので、これをパソコン側で見たい時はExcelで開くことができます。このファイルはCSVファイルと言ってExcelだけではなく色々な表計算やデータベースで取り扱うことができるテキストファイルです。テキストファイルなのでテキストエディターやワープロでも開くことができます。そうすると第二カラム（桁）のところに会員番号が表示されます。テキストエディターで見るとそれが０から始まる7桁で表示されていますが、Excelだとそのゼロが全て消えてしまいます。そのゼロが消えているままでExcelの保存ボタンを押してしまうと元のデータのゼロが消えてしまいます。つまり"0071234"という番号が"71234"となってしまい、図書管理システムでは別の会員として取り扱われます。そのファイルを図書管理システムのパソコンに持っていって一括登録させると番号だけが異なる同じ会員氏名のデータが登録されてしまいます。そして新たに入学した人のデータは二重ではなく新たに頭に０がない番号だけが登録されます。
従ってこのCSVファイルは決してExcelなどで保存をしないでください。
解決策
そこでそれにすぐ気づいた場合はデータベースの０で始まらない会員を全て削除すれば良いのですが、もし会員タッチシートを印刷してしまいその間違った方の会員のバーコードで本を貸し出ししてしまっていた場合はそのデータを消してしまうと貸出データもなくなってしまいます。よって０から始まらない会員へ貸し出した本は全て控えておき、その本に対してを全て返却処理をし（返却画面では取り消しチェックをつけることで人気図書のカウントに数えられない様になる）、その本を正しい会員に貸しなおす必要があります。
会員を削除する場合、会員変更削除画面で行なうのが一番確実ですが、数が多いので作業が大変になってしまいます。そこでAccessのデータベースでソートをかけ０以外で始まる会員マスタ内のデータを消すのが良いと思います。これを行なう際は必ずバックアップを取ってから行なってください。
また、正しくないCSVを一括登録した後まだ貸出を行なわない状態で気が付いた場合はバックアップデータを復元して正しいCSVを登録しなおしてください。会員照会で０で始まらない会員の登録日を見るとこの間違った操作をいつ行なったかがわかりますので今後の為にもいつ誰がどのように行なったかが検証できます。
結論
とにかく決してCSVファイルをExcelなどで保管し直さないでください。